Slim inkopen als mkb'er: zo houd je overzicht
Minder leveranciers, vaste bestellijsten, afspraken vastleggen en verbruik bijhouden: praktische manieren om inkoop in een klein bedrijf te organiseren.
In een klein bedrijf doet inkoop vaak iemand erbij: de eigenaar, een bedrijfsleider of een collega die toevallig de bestellingen bijhoudt. Er wordt besteld als iets op is, bij de leverancier die het eerst in je opkomt. Dat werkt, tot je op een drukke dag zonder zit of merkt dat je bij vijf leveranciers bijna hetzelfde koopt. Met een paar eenvoudige gewoontes houd je inkoop overzichtelijk.
1. Breng in kaart wat je koopt
Begin met een overzicht. Zet op een rij welke producten je regelmatig koopt, bij wie en hoe vaak. Kijk naar facturen van de afgelopen maanden. Vaak zie je dan:
- dezelfde producten bij verschillende leveranciers;
- kleine spoedbestellingen die steeds terugkomen;
- producten die je koopt maar nauwelijks gebruikt.
2. Werk met minder leveranciers
Hoe meer leveranciers, hoe meer accounts, facturen, bezorgmomenten en afspraken. Door inkoop te bundelen bij een paar vaste groothandels krijg je meer overzicht en soms betere voorwaarden. Een brede groothandel kan veel afdekken, voor specifieke producten heb je soms een specialist nodig. Op de kaart zie je welke groothandels bij jou in de buurt zitten.
3. Maak vaste bestellijsten
Veel groothandels bieden in hun webshop de mogelijkheid om vaste bestellijsten aan te maken. Zet daar je basisproducten op, dan bestel je in een paar minuten. Ook op papier werkt een vaste lijst goed.
4. Leg één persoon verantwoordelijk
Als iedereen kan bestellen, bestelt niemand of iedereen. Spreek af wie verantwoordelijk is voor de inkoop en wie de vervanger is bij afwezigheid. Een vast moment in de week om te bestellen helpt ook.
5. Houd je verbruik bij
Hoeveel gebruik je eigenlijk per week? Wie dat weet, kan beter plannen en voorkomt zowel tekorten als volle kasten. Tel een paar weken bij of haal het uit je kassasysteem of administratie.
6. Weet wanneer je moet bestellen
Met je verbruik en de levertijd van je groothandel kun je per product een bestelpunt bepalen: de voorraad waarbij je moet bestellen. De bestelplanner rekent het voor je uit. Hoe het werkt, lees je in bestelpunt berekenen.
7. Leg afspraken vast
Afspraken over levertijden, prijzen, betaaltermijnen en retouren zijn makkelijk vergeten. Bewaar ze op een vaste plek, zodat je ze kunt terugvinden als er iets misgaat of als je gaat vergelijken.
8. Vergelijk af en toe
Ook als je tevreden bent, is het goed om af en toe te kijken of je voorwaarden nog passen. Vraag voor je belangrijkste producten een prijsopgave bij een andere groothandel. Gebruik de vragen uit een nieuwe groothandel kiezen.
Overzicht in één tabel
| Gewoonte | Wat het oplevert |
|---|---|
| Inkoop in kaart brengen | Zicht op dubbele aankopen en spoedbestellingen |
| Minder leveranciers | Minder administratie, meer overzicht |
| Vaste bestellijsten | Snel en foutloos bestellen |
| Eén verantwoordelijke | Geen vergeten of dubbele bestellingen |
| Verbruik bijhouden | Betere planning |
| Bestelpunten | Minder tekorten en minder overvolle kasten |
Begin klein
Je hoeft niet alles in één keer te veranderen. Kies de tien producten die je het vaakst koopt en begin daar. Zet ze in de bestelplanner, maak een vaste bestellijst en kijk na een paar weken wat het oplevert. Daarna breid je het rustig uit.
Groothandels bij jou in de buurt
Zoek je een nieuwe groothandel om je inkoop te bundelen? Op de kaart filter je op je branche en zie je welke groothandels er in jouw regio zijn.
Deze informatie is algemeen. Assortiment, voorwaarden, levertijden en prijzen verschillen per groothandel; vraag ze na bij de groothandel zelf en lees de leveringsvoorwaarden voordat je een account opent.